Расходы на командировки: правила и типичные ошибки при оформлении командировок и учете расходов, работе с подотчетными авансами и документами, подтверждающими затраты. Особенности удержания НДФЛ с компенсаций за командировки

В августе 2015 года произошли очередные изменения по командировочным документам. Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести необязательно, можно оставить его для целей внутреннего контроля или вовсе от него отказаться. С 8 января 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и служебное задание. А командировку стали подтверждать проездными документами.

Но теперь помимо билетов, подтверждающих проезд работника к месту командировки и обратно, подойдут и другие документы. Допустим, работник потерял билеты на самолет. В этой ситуации командировку подтвердят счета гостиницы. Эти изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ начал действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать и списать расходы.

Отмена вышеуказанных документов в январе и августе 2015 года не означает, что расходы на командировки сотрудников вовсе не требуют теперь документального подтверждения. Рассмотрим, какими документами в настоящее время нужно оформлять учет командировок.

Приказ руководителя

Сотрудник направляется в командировку по решению руководителя компании. В приказе (решении) фиксируется срок, на который сотрудник отправляется в служебную поездку. И формулируется задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке.

Для этого можно использовать форму № Т-9 либо применить неунифицированную, утвержденную в качестве приложения к учетной политики. В  приказе нужно максимально подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. Ведь, несмотря на то, что служебное задание составлять больше нет необходимости, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай налоговой проверки.

Проездные документы, документы гостиницы, служебная записка

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, ее срок определяют по проездным документам.

Другая ситуация складывается, когда сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные командировочные расходы. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят в такой ситуации срок командировки.

Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте должен представить работодателю служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает служебная записка, вне зависимости от того, на чем ездил работник: на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок такой поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Не будет лишним, если будут приведены сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить работодателю авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему прилагаются подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Таким образом, организовать документооборот по командировочным расходам не так уж сложно.

Одним из актуальных вопросов в теме командировок всегда является вопрос о начислении НДФЛ на суммы командировочных расходов. Если систематизировать имеющиеся разъяснения по данному вопросу, получится следующее:

Ситуация* Дополнительные условия Основание
НДФЛ удерживать не придется
Стоимость проездного билета выше установленных в компании норм Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364
Сотрудник ездил на такси Безопасно не исчислять налог лишь в случае, когда сотрудник пользовался услугами такси, добираясь в аэропорт или на вокзал и обратно. В остальных случаях возможны споры с контролерами Письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180
Работник приехал в командировку раньше, чем нужно, или уехал позже Только если сотрудник нарушил сроки командировки на день-два, налог можно не удерживать Письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234
Стоимость проживания выше лимитов, установленных в вашей компании Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204
Арендуя квартиру, сотрудник оплачивал коммунальные услуги отдельно При любых условиях НДФЛ не исчисляйте Письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802
НДФЛ нужно исчислить
В счет из гостиницы включена стоимость питания Если стоимость питания выделена отдельной строкой, придется рассчитать с нее налог Письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263
Размер суточных, установленный в вашей компании, больше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок НДФЛ нужно удержать лишь с суммы превышения лимитов, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ Письмо Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133

* В ситуациях подразумевается наличие оправдательных документов

Все это — правила пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А также пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Таким образом, вопрос с удержанием НДФЛ с суммы различных командировочных расходов достаточно четко отрегулирован с точки зрения действующего законодательства.

Информация получена из «Системы Главбух».