В августе 2015 года произошли очередные изменения по командировочным документам. Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести необязательно, можно оставить его для целей внутреннего контроля или вовсе от него отказаться. С 8 января 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и служебное задание. А командировку стали подтверждать проездными документами.
Но теперь помимо билетов, подтверждающих проезд работника к месту командировки и обратно, подойдут и другие документы. Допустим, работник потерял билеты на самолет. В этой ситуации командировку подтвердят счета гостиницы. Эти изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ начал действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать и списать расходы.
Отмена вышеуказанных документов в январе и августе 2015 года не означает, что расходы на командировки сотрудников вовсе не требуют теперь документального подтверждения. Рассмотрим, какими документами в настоящее время нужно оформлять учет командировок.
Сотрудник направляется в командировку по решению руководителя компании. В приказе (решении) фиксируется срок, на который сотрудник отправляется в служебную поездку. И формулируется задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке.
Для этого можно использовать форму № Т-9 либо применить неунифицированную, утвержденную в качестве приложения к учетной политики. В приказе нужно максимально подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. Ведь, несмотря на то, что служебное задание составлять больше нет необходимости, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай налоговой проверки.
Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, ее срок определяют по проездным документам.
Другая ситуация складывается, когда сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные командировочные расходы. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят в такой ситуации срок командировки.
Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте должен представить работодателю служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает служебная записка, вне зависимости от того, на чем ездил работник: на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.
Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок такой поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.
Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Не будет лишним, если будут приведены сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.
Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить работодателю авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему прилагаются подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.
Таким образом, организовать документооборот по командировочным расходам не так уж сложно.
Одним из актуальных вопросов в теме командировок всегда является вопрос о начислении НДФЛ на суммы командировочных расходов. Если систематизировать имеющиеся разъяснения по данному вопросу, получится следующее:
| Ситуация* | Дополнительные условия | Основание |
| НДФЛ удерживать не придется | ||
| Стоимость проездного билета выше установленных в компании норм | Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику | Письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364 |
| Сотрудник ездил на такси | Безопасно не исчислять налог лишь в случае, когда сотрудник пользовался услугами такси, добираясь в аэропорт или на вокзал и обратно. В остальных случаях возможны споры с контролерами | Письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180 |
| Работник приехал в командировку раньше, чем нужно, или уехал позже | Только если сотрудник нарушил сроки командировки на день-два, налог можно не удерживать | Письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234 |
| Стоимость проживания выше лимитов, установленных в вашей компании | Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику | Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204 |
| Арендуя квартиру, сотрудник оплачивал коммунальные услуги отдельно | При любых условиях НДФЛ не исчисляйте | Письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802 |
| НДФЛ нужно исчислить | ||
| В счет из гостиницы включена стоимость питания | Если стоимость питания выделена отдельной строкой, придется рассчитать с нее налог | Письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263 |
| Размер суточных, установленный в вашей компании, больше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок | НДФЛ нужно удержать лишь с суммы превышения лимитов, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ | Письмо Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133 |
* В ситуациях подразумевается наличие оправдательных документов
Все это — правила пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А также пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Таким образом, вопрос с удержанием НДФЛ с суммы различных командировочных расходов достаточно четко отрегулирован с точки зрения действующего законодательства.
Информация получена из «Системы Главбух».